Salah satu tugas fungsi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta yang diatur di dalam Undang-undang RI No. 11 tahun 2010 tentang Cagar Budaya adalah:

Pertama, melakukan penerapan kebijakan yang dapat menjamin terlindunginya dan termanfaatkannya cagar budaya. Kedua, menyediakan informasi dan menyelenggarakan promosi cagar budaya kepada masyarakat. Aspek pendokumentasian dan publikasi cagar budaya pada dasarnya menjadi salah satu bagian dari upaya-upaya tersebut di atas. Apa pentingnya dokumentasi di dalam kerangka pelestarian cagar budaya? Tentu hal itu terkait dengan upaya membangun kesadaran dan nilai penting yang dikandung di dalam cagar budaya. Proses itu terkait dengan aspek upaya internalisasi yang akan di bangun di tengah masyarakat.

Pelaksanaan kegiatan itu terkait dengan aktivitas pendokumentasian di lingkungan cagar budaya yang harus dilakukan secara intensif. Apabila dicermati, pengertian dokumentasi adalah serangkaian kegiatan untuk pembuatan dokumen atau perekaman fakta, data, kegiatan dan peristiwa mengenai pelestarian cagar budaya, berupa benda, bangunan, struktur, situs, dan kawasan. Tentu ada berbagai bentuk dokumentasi yaitu verbal, piktograf, audio, visual, dan audio-visual. Berbagai data yang dikumpulkan dapat dilakukan pengolahan secara cermat dan dapat sebagai bahan publikasi atau penyebarluasan informasi kepada masyarakat luas. Dokumen yang baik tentu akan menghasilkan kualitas informasi yang baik dan sumber informasi yang valid serta dapat dipercaya. Sebagai konsumen informasi tentu harus jujur mengatakan, bahwa dokumen dan informasi dapat membantu kita di dalam mereview serta mengekspose memori dan proses transfer ilmu pengetahuan di tengah-tengah masyarakat kita.