Dokumentasi sebagai satu bagian yang tak terpisahkan dari keseluruhan kegiatan kesejarahan dan kepurbakalaan mempunyai arti dan fungsi yang makin penting. Bagian Dokumentasi juga merupakan cermin bagi instansi yang bersangkutan. Seorang dokumentalis peninggalan sejarah dan purbakala seharusnya bermata jeli, menjadi analis yang teliti, sanggup menterjemahkan data-data benda mati menjadi uraian yang benar dan sesuai dengan kehendak nenek moyang yang mewarisi benda itu serta sanggup mengkomunikasikan dengan baik kepada masyarakat.