Dokumen adalah hasil rekaman yang dapat menyajikan informasi atau membuktikan tentang sesuatu hal. Ia merupakan wahana wadah pengetahuan dan ingatan manusia karena dalam dokumen disimpan pengetahuan yang
diperoleh manusia serta segala sesuatu yang diingat manusia dapat dituangkan ke dalam dokumen. Dari sekian banyakjenis dokumen, diantaranya adalah
dalam bentuk dokumen foto. Foto mempunyai kelebihan dibandingkan dengan dokumen lainnya, yaitu banyak menyimpan informasi sesuai dengan keinginan kita dan menjadi sumber informasi. Foto juga relatif lebih mudah disimpan dan lebih tahan lama, serta dapat disajikan kapan saja bila diperlukan.

Dalam pengelolaan tugas-tugas di bidang pelestarian benda cagar budaya banyak memanfaatkan foto sebagai sumber informasi yang mendukung setiap kegiatan. Namun, ada kalanya kualitas foto itu kurang memenuhi syarat
seperti dalam kasus pendaftaran benda cagar budaya, misalnya foto tidak focus, sudut pengambilan, foto terpotong, foto tidak diberi kode, foto buram atau tidak
jelas, tidak menggunakan skala yang benar, ukuran objek dalam foto,tidak maksimal, dan rnasih banyak contoh-contoh lainnya. Harus diakui hal seperti ini
bisa terjadi karena terbatasnya pengetahuan fotografi para petugas dan belum adanya pedoman yang baku tentang fotografi benda cagar budaya terrnasuk pengelolaan bahan, alat, dan dokumen fotografi, serta bagaimana memanfaatkan
data foto.